Scope

Aandachtspunten

Deze klant heeft Accounts Receivable van verschillende miljoenen EUR waarvan ongeveer 1,5 miljoen euro aan achterstallige debiteuren. Dus openstaande facturen waarvan de betaaltermijn was verlopen. Het doel was dit met 1/3 te verminderen op 3 maanden tijd.

Uit onze analyse bleek dat er twee grote oorzaken waren met twee gevolgen. De eerste groep van oorzaken had te maken met onbetaalde facturen naar aanleiding van klachten.

De tweede oorzaak was de enorme achterstand bij de customer service dienst bij het verwerken van deze klachten.

Het resultaat

De hoofddoelstelling, die we ook gehaald hebben, was het zo snel mogelijk vrijmaken van minstens 500.000 €. Met hun standaardprocedure en toenmalige bezetting zouden we niet slagen in ons opzet. We dienden dus zowel een nieuwe versnelde procedure in het leven te roepen, alsook een specifieke manier om de procedure te voeren die géén extra werklast zou betekenen. De vernieuwde manier om de backlog weg te werken is ook de nieuwe standaard procedure geworden.

Hoe zijn we te werk gegaan

Wanneer je 33% van 1,5 miljoen EUR achterstallige betalingen als doel hebt ga je dit onderverdelen in groepen. Daarna focus je je op de groepen met het grootste potentieel en de (relatief) laagste werklast.

We stelden vast dat er verschillende groepen waren waarvan we hier alvast één kunnen toelichten. Namelijk de groep van achterstallige betalingen naar aanleiding van klachten door foutieve leveringen (pickfouten).

1 Voorbeeld

In dat onderdeel ging onze focus direct naar de subgroep van bestellingen met grote factuurwaarde én veel orderlijnen. Want wat bleek? In zeer veel gevallen was 1 verkeerd geleverde orderlijn op (bijvoorbeeld) een order van 20 orderlijnen  (en dus 19 correct geleverde orderlijnen)  de oorzaak van de klacht en dus ook de oorzaak van de niet-betaling van de gehele levering/factuur. Een foutief geleverde orderlijn van een paar euro blokkeerde de betaling van de gehele factuur die enkele honderden tot duizenden euro voorstelde.

Voor deze groep van klachten werd een team samengesteld die via een nieuwe procedure snel vooruitgang boekte met een positief resultaat op het werkkapitaal, de grote druk bij de customer service én bij de klant. Want vergeet niet, een openstaande factuur is niet alleen lastig voor uw afdeling(en), ook bij uw klant zorgt dit voor een vervelende situatie! En wat is de kost daarvan?

Natuurlijk hadden we ook een specifieke procedure in het leven geroepen voor de administratieve behandeling, het retourproces, de fysieke controle, en nog enkele andere zaken maar dat zou ons vandaag te ver leiden.